2 al 4 de octubre de 2019 | Guadalajara, México

Acuerdo para espacio de exhibición

Normas y condiciones

El propósito de esta exhibición es presentar productos y servicios de interés para la comunidad educativa que coincidan con los objetivos del College Board. Para garantizar que la exhibición conserve un carácter profesional, el College Board se reserva el derecho de limitar la participación mediante el registro de participantes. Solo se considerarán solicitudes que provengan de instituciones o empresas alineadas con el mundo académico.

Área de exhibición

El área designada para colocar exhibiciones será el foyer del Gran Salón Tequila. El espacio de cabina de los exhibidores será asignado según el orden de llegada de los documentos requeridos (la solicitud de participación, las normas y condiciones y el pago correspondiente).

Horas de exhibición

Jueves 3 de octubre de 2019 7:30 a. m. – 6:00 p. m.
Viernes 4 de octubre de 2019 7:30 a. m. – 4:30 p. m.

Costo de arrendamiento del espacio de cabina

El costo del arrendado será de 600.00 USD por espacio de exhibición. El tamaño del espacio de cabina será 8’ x 10’ aproximadamente. Si su montaje es tipo booth, se solicita que la altura no exceda ocho pies.

  • La tarifa de exhibición incluye
  • espacio de cabina tamaño 8’ x 10’
  • una mesa y dos sillas
  • meriendas, comidas y cóctel de apertura (para dos personas)
  • materiales del congreso
  • publicación del logo de la empresa en los materiales del evento

Comidas

El College Board proveerá al momento de registrarse dos boletos de almuerzo diarios (dos almuerzos para el jueves y dos almuerzos para el viernes) por cada contrato de exhibición. Los boletos de almuerzo adicionales pueden ser adquiridos en el área de registro del evento por un costo de US $50 cada uno. También puede pagar los boletos de almuerzo junto con la solicitud para espacio de exhibición.

Equipo

La institución o empresa contratante se limitará a una mesa rectangular tamaño 8’ x 2.5’ y dos sillas a ser provistas por el hotel. Se proveerá un receptáculo eléctrico con tomacorrientes.

Registro de exhibidores

Cada exhibidor recibirá dos tarjetas de identificación, dos boletos de almuerzo y demás materiales en el área de registro. Para obtener tarjetas de identificación adicionales, comuníquese con el College Board al 787-772-1231.

Montaje

El montaje de la exhibición podrá realizarse desde el miércoles 2 de octubre. El horario específico para realizar el montaje se notificará por correo electrónico. Todo exhibidor deberá acceder al área de carga ubicado en el área posterior del Gran Salón Tequila para llevar sus materiales de exhibición. El exhibidor se compromete a tener su exhibición montada y lista el jueves 3 de octubre a las 7:30 a. m.

Desmontaje

Los exhibidores deberán desmontar la exhibición a partir de las 4:30 p. m. el viernes 4 de octubre. Ninguna exhibición podrá desmontarse antes de finalizar el evento. Los gastos relacionados con el montaje y desmontaje serán sufragados en su totalidad por el exhibidor.

Restricciones

El exhibidor no podrá subarrendar ni compartir, en forma alguna, el espacio de exhibición sin el consentimiento previo y por escrito del College Board. El espacio de cabina será utilizado exclusivamente para promocionar los productos y servicios que representa. La distribución de material promocional solo estará permitida dentro del área de la cabina del exhibidor. Los exhibidores no llevarán a cabo ningún acto de carácter musical, social o artístico durante las exhibiciones. La distribución de bebidas, refrigerios, comidas, etc., no estará permitida dentro del área de la cabina del exhibidor. El exhibidor se compromete a cumplir con las instrucciones, reglas y normas del hotel Presidente InterContinental, Guadalajara y del College Board.

Seguridad

El College Board no se hace responsable de daños a la propiedad y a personas presentes en el área de exhibición, sus empleados o agentes, por robo o daños causados por accidente, fuego o cualquier otro suceso.

Fecha límite para reservar espacio de exhibición

Para reservar espacio como exhibidor, debe enviar la Solicitud para espacio de exhibición antes del viernes 30 de agosto de 2019.

Métodos de pago

Las empresas o instituciones pueden utilizar uno de los siguientes métodos para pagar la cuota de arrendamiento:

  • Tarjeta de crédito (Visa, MasterCard, American Express o Discover)
  • Transferencia electrónica. Comuníquese a con nosotros o llame al 787-772-1231 para obtener la información bancaria requerida para realizar este trámite.

Fecha límite para pagar espacio de exhibición

Para garantizar su espacio como exhibidor, el College Board deberá recibir el pago antes del viernes 13 de septiembre de 2019. No se permitirá exhibir si no se ha recibido el pago total.

Política de cancelación

Si después de haber pagado el espacio de exhibición, la institución o empresa decide no exhibir, el College Board devolverá la cantidad del monto pagado luego de descontar un 25 % si la cancelación se efectúa antes del viernes 13 de septiembre de 2019. La institución o empresa debe notificar la cancelación por escrito a la oficina del College Board. Si la notificación de cancelación se efectuase posterior al día viernes 13 de septiembre de 2019, se devolverá un 50 % de la cantidad pagada.

Renuncia: El College Board se reserva el derecho de modificar las cláusulas y condiciones de este documento con el fin de garantizar la salud y la seguridad de los participantes, el propósito de la actividad y el manejo adecuado de la exhibición. De surgir algún cambio, todo exhibidor participante será notificado.